當您的客戶沒有付款,尤其是當它成為您已經信任的客戶時,感覺總是很糟的。您要如何才能說服它們付款?從以下的四個步驟開始,並記住發展與客戶的關係是最重要的。與客戶進行坦誠的溝通最終可以將您從高昂的法律費用和繁冗的開庭期中解救出來。
1. 聯絡客戶
第一步是與客戶取得聯絡。有時,打電話或重新開具發票就足以保證付款。如果這不奏效,就禮貌地解釋不給付款可能導致的後果——可能是停止對它們服務,或者向信用評級機構報告他們的過失。根據情況,您也可以考慮提出接受分期付款,以保證短期內可以收回貨款和增加現金流。
2. 評估未付發票的利息或逾期罰款
因為您向客戶提供了放帳條件,所以您可以在發票未得到支付時收取逾期罰款或利息。但是收取逾期罰款或利息不能在沒有通知客戶的情況下發生。因此,在原始的銷售合約中最好有一個逾期罰款政策,並將其作為原始銷售協議的一部分。在每張發票上都附上逾期罰款或利息政策的提示。這樣做可以很好地激勵客戶按時付款。
一旦發票逾期,通過信件聯絡客戶,重申您的逾期罰款或利息政策,並提供一份逾期發票的副本。在這封信中,您可以選擇提供一個付款計劃和相關參數,而不是要收取費用。這些參數應包括付款的具體次數、每次付款的金額和付款時間表。此外,鑒於有了逾期付款的付款計劃,在這個付款計劃完成以及逾期款項付清之前,對於其他後續的銷售業務,您明智的做法是採取貨到付款。
現金流問題在任何企業中都可能發生。您收取逾期罰款時要小心。如果一個好客戶突然無法支付發票,嘗試瞭解它們的處境,通過商定的付款計劃收取欠款,並保持良好的關係是非常值得的。請記住,在某些情況下,在發票逾期的時候收取逾期罰款或利息可能會對客戶關係造成傷害,不僅會導致拒付,還會導致失去客戶。
3. 發一封正式的債務催收信
有時候,您打電話提醒客戶有逾期未付的發票,或者提供一個付款計劃來代替累積利息或逾期罰款,但沒有得到回應。在這些情況下,是時候準備並發出正式的債務催收信了。
債務催收信的目的有兩個:您想要取回欠您的款項,同時建立證據,證明您在決定採取法律行動之前已經使用了良好的協議與客戶聯絡,討論逾期未付的金額。請務必通過帶有回執的掛號信發送債務催收信。這樣可以證明您的債務催收信已經被收到了。
您的第一封債務催收信應該包括發票的詳細信息,並體現您之前與客戶溝通的努力。這封債務催收信也應該通知到您的客戶,未付的發票將在一個特定的日期後轉交給催收公司。如果這封債務催收信在兩周內沒有得到回應,您應該再發出最後的債務催收信。它應當展現您之前與客戶溝通的努力,並告知它們債務將被轉交給催收公司或將採取法律行動收回未付賬款。
4. 求助於催收公司
好的做法:如果您無法成功地聯絡到客戶,您可以考慮求助於催收公司。這有助於騰出員工的時間從事其他工作,並將催收工作委派給催收公司。這可能是小額付款的最佳解決方案,因為您通常不必拿出錢來,催收公司只會收取未付款項的一部分。對於較大的拖欠付款,提起訴訟是可行的。和您的律師談談如何在合適的地區進行訴訟;您可能不需要訴訟代理人,但在訴訟前獲取法律建議是個好主意。
5. 對未付發票採取法律行動
如果催收措施未能奏效,未支付的發票仍然拖延,那麼現在是時候尋求法律訴訟了。您可以在小額訴訟庭或民事法院之間做出選擇。小額訴訟庭較為迅速,節省時間和金錢,通常能在短期內解決您的問題。而在民事法院,您將需要聘請律師,案件通常會持續較長時間,最終累積許多法律和訴訟費用。在決定哪個訴訟地區時,您應該尋求法律意見。
6. 關注您的員工
在嚴重的壞帳事件中,您的現金流可能會受到損害,員工士氣也可能受到影響,尤其是如果為了保持競爭力而不得不引入裁員和其他節省成本的措施。在這些情況下,您有利於在員工和管理層之間促進開放而誠實的雙向溝通,談論當前的狀況,解決方案以及如何避免類似問題再次發生。通過確保按時發放工資並讓員工清楚知道何時會收到薪資來保持信任。如果必須尋求融資以確保這些支付,請務必這麼做。如果員工不再信任您,可能會面臨更大的問題,比如員工參與度降低、員工流失和聲譽損失。