Έξι βήματα για να παρακολουθείτε τις ταμειακές ροές σας

Οι ταμιακές ροές είναι το ποσό των μετρητών που δημιουργείται (για παράδειγμα από πωλήσεις) ή καταναλώνεται (λογαριασμοί, μισθοί κ.λπ.) σε μια δεδομένη χρονική περίοδο. Διαφέρει από το κέρδος, δηλαδή το χρηματικό ποσό που απομένει όταν λαμβάνονται υπόψη όλα τα κόστη που σχετίζονται με τη δημιουργία και την πώληση ενός προϊόντος ή υπηρεσίας.

Η τακτική παροχή μετρητών είναι ζωτικής σημασίας για κάθε οργανισμό, ώστε να μπορεί να πληρώνει μισθούς και λογαριασμούς, καθώς και να επενδύει στην ανάπτυξη. Ακόμη και κερδοφόρες εταιρείες μπορεί να καταστούν αφερέγγυες εάν διαταραχθεί η ταμειακή ροή, για παράδειγμα εάν οι πελάτες δεν εξοφλήσουν τα τιμολόγια εγκαίρως.

Μερικά στατιστικά στοιχεία:

• 34% των ιδιοκτητών ΜΜΕ βασίζονται σε υπεραναλήψεις για να καλύψουν καθυστερημένες πληρωμές (BACS)
  
• 1 στις 7 μικρές επιχειρήσεις δεν καταφέρνουν να πληρώσουν εγκαίρως το προσωπικό λόγω προβλημάτων ταμειακών ροών (Intuit Quickbooks) 
• Μόνο το 58% των τιμολογίων εξοφλούνται εγκαίρως (FreeAgent)

Από το να σας βοηθήσουμε να εφαρμόσετε βέλτιστες πρακτικές, έως τον εντοπισμό των βασικών προειδοποιητικών σημείων, ακολουθήστε τα έξι απλά βήματα που σας προτείνουμε για να παρακολουθείτε τις ταμειακές ροές σας και να διατηρήσετε την επιχείρησή σας ασφαλή.

1. Διατηρείτε καλά αρχεία
Η καλή τήρηση αρχείων μπορεί να μην είναι το πιο διασκεδαστικό κομμάτι της λειτουργίας μιας ΜΜΕ, αλλά αποτελεί τον ακρογωνιαίο λίθο μιας υγιούς επιχείρησης. Αφιερώστε χρόνο για να καταγράψετε τα έσοδα και τα έξοδα της εταιρείας και διατηρήστε τις πληροφορίες έγκαιρα. Θα έχετε μια σαφή εικόνα της οικονομικής κατάστασης της εταιρείας σας και θα μπορείτε να εντοπίσετε τυχόν πρώτα προειδοποιητικά σημάδια.

2. Ψάξτε για προειδοποιητικά σημάδια
Μόλις λάβατε μια μαζική παραγγελία από έναν νέο πελάτη χωρίς να κάνετε τους απαραίτητους πιστωτικούς ελέγχους; Άλλες «κόκκινες σημαίες» που πρέπει να προσέξετε περιλαμβάνουν πελάτες που θέλουν να αλλάξουν τους όρους πληρωμής ή βρίσκουν συνεχώς δικαιολογίες για το γιατί δεν μπορούν να σας πληρώσουν.

3. Δημιουργήστε κατάσταση ταμειακών ροών και πρόβλεψη
Βάλτε τα στοιχεία σας να δουλέψουν. Συνδυάζοντάς τα σε μια κατάσταση ταμειακών ροών και, ξεχωριστά, σε μια πρόβλεψη για μελλοντικές ταμειακές ροές, θα έχετε πολύ μεγαλύτερη επίγνωση πιθανών ευκαιριών και απειλών στο μέλλον.

4. Μηνιαία εξέταση
Οι προβλέψεις και οι δηλώσεις είναι χρήσιμες μόνο αν μαθαίνετε από αυτές, οπότε αφιερώστε χρόνο κάθε μήνα για να συγκρίνετε τα πραγματικά στοιχεία με τις προβλέψεις σας. Εάν διαφέρουν, βρείτε γιατί και λάβετε μέτρα για να βελτιώσετε τις οικονομικές προβλέψεις σας.

5. Εκδώστε τιμολόγιο γρήγορα και κυνηγήστε καθυστερημένες πληρωμές
Η καθυστερημένη πληρωμή ισχύει για εκκρεμή τιμολόγια. Βεβαιωθείτε ότι πάντα εκδίδετε τιμολόγιο το συντομότερο δυνατό. Σημειώστε τα στοιχεία του τιμολογίου και επικοινωνήστε με τον πελάτη σας καθώς πλησιάζει η προθεσμία, αντί να περιμένετε μέχρι να καθυστερήσει, ειδικά για τιμολόγια με μεγάλα ποσά.

Εάν χάσουν την προθεσμία πληρωμής, συνεχίστε τον διάλογο και βεβαιωθείτε ότι κατανοούν ότι δεν θα αποδεχτείτε τη μη εξόφληση.

Κρατήστε πληροφορίες σχετικά με τα τιμολόγιά σας σε προσιτή μορφή που θα σας δίνει μια σαφή εικόνα για το ποιος έχει πληρώσει εγκαίρως και ποιος καθυστερεί. Μπορείτε να χρεώσετε τόκους σε καθυστερημένες πληρωμές.

6. Χρησιμοποιήστε λογισμικό
Υπάρχουν πολλά ψηφιακά λογιστικά προϊόντα στην αγορά που θα σας βοηθήσουν να διαχειριστείτε τις ταμειακές σας ροές. Αυτά εκδίδουν τα τιμολόγιά σας, καταγράφουν τις πληρωμές και παρουσιάζουν μια σαφή εικόνα των χρημάτων που εισέρχονται μέσα και εξέρχονται από την επιχείρησή σας.