Kiemelten fontos, hogy megvédje cégét a késedelmes fizetésektől és az ügyfelek nemteljesítésétől. Ennek érdekében hatékony hitelkezelési szabályzattal érdemes rendelkeznie. De mi is az a hitelkezelés, és milyen előnyei vannak? Ebben a cikkben lépésről lépésre végigvezetjük a hitelkezelés folyamtán, a stratégiaalkotástól a megvalósításig.
Mit jelent a hitelkezelés?
Amennyiben cége halasztott fizetéssel értékesít üzleti partnereinek, Ön hitelt nyújt ezeknek a vevőknek, hiszen amíg nem érkezik be számlája ellenértéke, addig az Ön pénzét a vevő használhatja. A hitelkezelés azt a folyamatot jelenti, amely során cége a vevőinek biztosított fizetési feltételeket úgy határozza meg, hogy azok biztosítsák, hogy a vevők időben kiegyenlítik a számláikat.
Becsléseink szerint a kis- és középvállalkozások körében minden ötödik csőd azért következik be, mert az ügyfelek nem teljesítik a számláikat. Ennek pedig továbbgyűrűzik a hatása: az ügyfelek késedelmes fizetései hatással vannak az Ön hitelképességére is. Éppen ezért a hitel- és adósságkezelés elengedhetetlen a vállalkozás sikeres működtetéséhez.
Tehát, ha arra kíváncsi, hogy „mi a hitelkezelés?”, gondoljon rá úgy, mint a vállalat akciótervére, amellyel megvédheti magát ügyfelei késedelmes fizetésétől vagy nemteljesítésétől.
A hatékony hitelkezelési terv egy folyamatos, proaktív folyamaton keresztül azonosítja a kockázatokat, értékeli a veszteségek lehetőségét, valamint stratégiai védelmet biztosít a hitelnyújtás kockázatai ellen.
Mik a hitelkezelés előnyei?
A hitelkezelés egyik legfontosabb előnye, hogy segítségével képet kaphat cége pénzügyeiről, így elkerülheti a szükségtelen hitelkockázatot és megragadhatja az adódó lehetőségeket.
De ez még nem minden. A hitelkezelés előnyei a következők is:
· Cash flow védelem: a hitelkezeléssel biztosíthatja, hogy mindig több legyen a bejövő pénz, mint a kimenő, és így időben ki tudja fizetni a számláit és a béreket.
· Csökkentse a késedelmes fizetések számát azok időben történő észlelésével és a behajthatatlan követelések megelőzésével, ezáltal csökkentve annak a lehetőségét, hogy a nemteljesítés hátrányosan érintse vállalkozását.
· A rendelkezésre álló likviditását is növelheti így.
· Gyorsabb és teljes körű adósságbehajtási tevékenységet folytathat.
· Javíthatja a vevők forgási idejét, vagyis a DSO-t (Days Sales Outstanding).
· Segít azokat a lehetőségeket azonosítani, amelyekkel működőtőkét szabadíthat fel olyan üzleti befektetések számára, amelyek támogathatják a növekedést.
· Segít a teljesítmény tervezésében és elemzésében, hogy az elkövetkező évek pénzügyi költségvetését egyszerűbben készíthesse el.
· Biztosítékot jelent az Ön potenciális hitelezőinek, akik finanszírozást biztosíthatnak vállalkozásbővítési terveihez.
Hogyan alkossa meg hitelkezelési stratégiáját?
Határozza meg hitelkezelési folyamatait!
Először is, tekintse át a cége által jelenleg alkalmazott hitelkezelési szolgáltatásokat és gyakorlatokat:
- Ki a felelős a hitelkezelésért: egy csapat? Egy munkavállaló? Vagy elfoglalt vezetők, akiknek esetleg nincs idejük megfelelő hitelezési döntéseket hozni?
- Milyen szabályok vonatkoznak a fizetési feltételekre vagy a késedelmes fizetések kezelésére?
Ha még nem rendelkezik hitel- és adósságkezelési eljárásokkal, ezekkel érdemes kezdeni:
· Számítsa ki és hasonlítsa össze az iparágára jellemző adatokkal a vevők átlagos forgási idejét, vagyis a DSO-t (Days Sales Outstanding). Ez azon napok átlagos száma, ameddig a számlák ellenértékének beszedése tart.
· Ellenőrizze, hogy általában azelőtt fizet-e a szállítóinak, mielőtt a kifizetések beérkeznének. Ha igen, akkor lehet, hogy módosítania kell a számlázási ciklust és a fizetési feltételeket.
· Érdemes nem egy nagy partnerre támaszkodni, hanem elosztani a megrendeléseket.
Az egész vállalatnak érdemes megismerkednie a hitelkockázat-kezelés legjobb gyakorlataival, amelyek magukban foglalják a szerződéskezelés és a kintlévőségek beszedésének optimalizálását, az új ügyfelek fizetési késedelmi kockázatának azonosítását és elemzését, valamint egy proaktív hitelkockázat-mérséklési terv elkészítését. Meg kell határoznia az egyes osztályok szerepét a hitelkezelésben, és tisztáznia kell a felelősségi köröket.
Végül a hitelkezelési folyamatnak egészséges egyensúlyt kell keresnie a kockázat elkerülése és a lehetőségek megragadása között. A túlzott óvatosság bizonyos értékesítési lehetőségek kihagyását jelentheti, míg a túlzott lazaság hatására esetleg elmulaszthatja a kockázatos vevőkre mutató jelek felismerését.
A vevő hitelképességének megállapítása
A proaktivitás fontos szerepet játszik a hitelkezelésben – különösen abban, hogy megértse vevői pénzügyi jellemzőit.
Az új vevők minden vállalkozásnak jól jönnek, de figyelni kell a potenciális kockázatokra is: azonosítsa és elemezze proaktív hitelkockázat-csökkentési terv elkészítésével az esetleges fizetési késedelemből fakadó kockázatokat. Ez egy fontos lépés a hitel- és adósságkezelésben.
A meglévő vevőket is érdemes időnként felülvizsgálni ilyen szempontból. Az, hogy jó a kapcsolata egy partnerrel, még nem jelenti azt, hogy vevője biztosan nem eshet fizetési késedelembe.
A kereskedelmi kamarák és a banki vagy a kereskedelmi referenciák segítségével képet kaphat a vevők pénzügyi jellemzőiről, valamint pénzforgalmi állapotáról.
Nézzen utána a vevő iparágának és piacának, és hasonlítsa össze a vevőt a többi iparági szereplővel.
A hitelkezelés bonyolultabbá válik, ha külföldi ügyfelekkel üzletelünk, mert gyakran nehéz értelmezni a külföldi országok által a hitelképesség mérésére használt információkat.
Egy nemzetközi vevő értékelése során vegye figyelembe az országspecifikus hitelkockázatokat, mint például a valutaárfolyamok ingadozása, a gazdasági vagy politikai instabilitás, a kereskedelmi szankciók vagy embargók lehetősége stb.
Összességében az auditált pénzügyi kimutatások adják a legtisztább képet egy cég helyzetéről, bár előfordulhat, hogy egyes magántulajdonban lévő vállalatok nem hajlandók megosztani ezeket. Egy ügyfélhitel-ellenőrző eszköz segíthet, csakúgy, mint a kereskedelmi hitelbiztosítás. Ezek közvetett hozzáférést biztosítanak a pénzügyi információkhoz, és segítséget nyújtanak a hitel- és adósságkezelésben.
Segítse a hitel- és adósságkezelést megfelelő dokumentációval
Amikor szerződést köt egy vevővel, ezeket a tippeket érdemes szem előtt tartania:
· Győződjön meg róla, hogy a szerződésben szerepelnek az Ön szállítási és fizetési feltételei.
· A szerződés megkötése előtt vegyen igénybe jogi segítséget a feltételek áttekintésére.
· Tisztázza vevői fizetési folyamatait, irányelveit és sajátosságait, és határozza meg, hogy kinek kell elküldenie a számlákat, és kérjen átvételi elismervényt.
· Számlázzon azonnal, ahogy a munka befejeződött vagy a szolgáltatásokat teljesítette. Ügyeljen arra, hogy számláját a megfelelő kapcsolattartó személynek, cégnévre és címre címezze, hogy azonnal megkezdődjön annak feldolgozása. Kérje meg a címzettet, hogy igazolja vissza a számla kézhezvételét.
A számla időben történő kifizetésének maximalizálása érdekében javasoljuk, hogy az a következőket tartalmazza:
- A cég neve, címe, telefonszáma, e-mail címe és kapcsolattartó neve.
- A megrendelésszám.
- Az áruk vagy szolgáltatások jellege és mennyisége.
- Az ár a megfelelő pénznemben.
- A megállapodás szerinti fizetési határidő.
- Az Ön fizetési adatai.
- Az Ön feltételei, a számla hátoldalára nyomtatva.
Ezekkel az egyszerű hitel- és adósságkezelési tippekkel csökkentheti a késedelmes vagy nemfizetés valószínűségét.
Kövesse nyomon vevője fizetési folyamatát
Mindezen intézkedések ellenére sajnos nincs rá garancia, hogy vevői a megbeszélt határidőre kiegyenlítik a számlákat. Itt bizonyul ismét elengedhetetlennek hitelkezelési szabályzata és hitelkezelési szolgáltatásai. Ha figyelemmel kíséri vevői fizetési folyamatát, hogy megbizonyosodjon arról, hogy betartják-e a szerződésben foglaltakat, elkerülheti a kellemetlen meglepetéseket. Tekintse át az egyes vevőket olyan gyakorisággal, amely összhangban van az adott vevő kockázatosságával.
Késedelmes fizetés esetén ne vegyen igénybe azonnal jogi segítséget, mert fontos a jó ügyfélkapcsolat fenntartása. Kezdje azzal, hogy felhívja vevőjét, majd egy udvarias, de határozott írásbeli emlékeztetőt is küldjön neki arról, hogy ésszerű időn belül fizetést vár.
Ha azonban egy számla két-három hónap elteltével is kifizetetlen marad az emlékeztető ellenére, fontolja meg egy követelésbehajtó, például egy kereskedelmi hitelbiztosító vagy egy követelésbehajtó cég megbízását.
További segítségért pedig egyéb hitelkezelési szolgáltatásokat is érdemes lehet igénybe vennie. Valójában, bár a hitelkezelés előnyei bőségesek, még egy jól meghatározott stratégia sem képes minden kockázatot lefedni. Az Allianz Trade kereskedelmi hitelbiztosítása kiegészítheti a hitelkezelési folyamatát, és védelmet nyújt a behajthatatlan követelések ellen. Keresse fel szakértőinket, hogy megtudja, hogyan segíthet a kintlévőségbiztosítás megvédeni cégét és biztonságosan növekedni.