Was ist interner Betrug und wie Sie Ihr Unternehmen davor schützen

Interner Betrug, auch als beruflicher Betrug bezeichnet, bezieht sich auf betrügerische Aktivitäten, die von Mitarbeitern einer Organisation gegen die Organisation selbst durchgeführt werden. Alle Mitarbeiter, aber auch Auftragnehmer, können unabhängig von ihrer Position oder ihren Aufgaben potenziell in betrügerische Aktivitäten verwickelt sein. Diese Art von Betrug erfolgt in der Regel durch die Veruntreuung von Finanzmitteln oder Vermögenswerten, umfasst aber auch Verhaltensweisen, die darauf abzielen, das Unternehmen zu täuschen.

Wenn Mitarbeiter Zugang zu internen Systemen und Informationen haben, besteht immer die Möglichkeit, dass sie diese missbrauchen und Schwachstellen in der Organisation ausnutzen. Obwohl die meisten Mitarbeiter integer handeln, ist interner Betrug eine Realität, die potenziell alle Unternehmen betrifft und jährlich zu Verlusten in Milliardenhöhe führt. Die ACFE (Association of Certified Fraud Examiners) schätzt, dass Organisationen jedes Jahr 5 % ihrer Einnahmen durch Betrug verlieren.

Im Gegensatz dazu wird externer Betrug von Personen oder Gruppen außerhalb der Organisation begangen. Diese externen Parteien können Taktiken wie Social Engineering einsetzen, um an sensible Informationen oder finanzielle Ressourcen zu gelangen.

Interner Betrug kann enorme Auswirkungen auf eine Organisation haben und es kann schwierig sein, sich davon zu erholen, insbesondere für kleinere Unternehmen.

• Finanzielle Verluste führen zu einem Rückgang des Cashflows und beeinträchtigen die Fähigkeit eines Unternehmens, Mitarbeiter und Lieferanten zu bezahlen. Darüber hinaus können der Organisation erhebliche Kosten durch rechtliche Schritte, Untersuchungskosten oder die Zahlung von Vertragsstrafen und Bußgeldern entstehen.
• Der Schaden für den Ruf ist in gewisser Weise schwieriger zu beheben als ein finanzieller Verlust: Sobald eine schlechte Publicity auftritt, ist es schwierig, den Vertrauensverlust sowohl bei Kunden als auch bei Mitarbeitern wieder gut zu machen. Ein prominentes Beispiel ist der Kursverfall von Aktien, sobald irgendeine Form von internem Betrug aufgedeckt wird.
• Die Unterbrechung des Geschäftsbetriebs kann zu einem instabilen Arbeitsumfeld führen und das Unternehmen daran hindern, wie geplant Wert zu generieren. Es müssen Ressourcen investiert werden, um die von Betrug beeinträchtigten Produktionskapazitäten wiederherzustellen, was Ressourcen bindet und zusätzliche Kosten verursacht.
• Die Arbeitsmoral der Mitarbeiter kann sinken: Unternehmen sind auf motivierte Mitarbeiter angewiesen, und Misstrauen gegenüber dem Arbeitgeber oder Kollegen kann zu einem Rückgang des Engagements und einer erhöhten Bereitschaft zum Verlassen des Unternehmens führen.

Um internen Betrug zu verhindern, ist es entscheidend, potenzielle Warnsignale von betrügerischen Personen innerhalb des Unternehmens zu erkennen. Bei der Identifizierung von Schlüsselindikatoren für internen Betrug ist es wichtig, Folgendes zu berücksichtigen:

Verhaltensindikatoren

• Lebt ein Mitarbeiter über seine Verhältnisse? Scheint er einen luxuriösen Lebensstil zu führen, der nicht zu seinem Gehalt passt? Neue Autos, Luxusurlaube und teure Immobilien könnten potenzielle Warnsignale sein.
• Haben sich die Arbeitsgewohnheiten des Mitarbeiters geändert? Ist er beispielsweise früh oder spät im Büro, wenn weniger Kollegen seine betrügerischen Aktivitäten beobachten können?
• Verhält er sich geheimnisvoll oder defensiv, wenn er zu potenziellen Problemen wie Budgetüberschreitungen oder fehlenden Gegenständen befragt wird? Ist er nicht bereit, Aufgaben mit anderen zu teilen, was darauf hindeuten könnte, dass er etwas zu verbergen hat?
• Besteht er darauf, bestimmte Prozesse zu kontrollieren, oder weigert er sich, Aufgaben zu delegieren, was darauf hindeuten könnte, dass er betrügerische Aktivitäten verheimlicht?

Operative Indikatoren

Mehrere Anzeichen können auf internen Betrug hindeuten, darunter:

• Enge Beziehungen zu Lieferanten, die ungewöhnlich persönlich oder bevorzugt erscheinen und möglicherweise zu Interessenkonflikten führen können
• Transaktionen, die nicht dem üblichen Muster entsprechen oder ungewöhnlich erscheinen, wie z. B. große oder häufige Überweisungen auf unbekannte Konten.
• Inkonsistente oder veränderte Finanzdokumente wie Rechnungen, Quittungen oder Berichte, die auf Manipulation hindeuten könnten.
• Regelmäßige Diskrepanzen zwischen physischem Bestand und erfasstem Bestand, die auf möglichen Diebstahl oder Unterschlagung hindeuten.

Umweltfaktoren

Mitarbeiter könnten versucht sein, internen Betrug zu begehen, wenn die Unternehmenssysteme dies leicht machen. Für einen Mitarbeiter, der sich in finanziellen Schwierigkeiten befindet, könnte beispielsweise das Aufdecken einer Sicherheitslücke der Auslöser für internen Betrug sein.

Einige Beispiele für diese Faktoren sind:

• Unzureichende interne Kontrollen – eine Person ist für die Zahlungen verantwortlich, ohne dass eine zweite Person diese abzeichnet, es finden keine internen Audits statt oder es gibt kein Whistleblower-System, sodass die Mitarbeiter Angst haben, verdächtige Aktivitäten zu melden.
•  Ein Arbeitsumfeld mit hohem Druck, in dem finanzielle Ziele erreicht werden müssen, einschließlich provisionsbasierter Funktionen. Dazu gehört auch ein Management, das unrealistische Ziele setzt und konstant hohe Leistungen erwartet.
•  Schwache ethische Kultur: Ein Umfeld, in dem ethisches Verhalten nicht aktiv gefördert oder belohnt wird, kann dazu führen, dass Mitarbeiter persönliche Vorteile über die Integrität des Unternehmens stellen, was das Risiko von internem Betrug erhöht.

Interner Betrug kann durch die Überarbeitung der bestehenden internen Systeme verhindert werden.

Präventive Maßnahmen

Unternehmen sollten strenge interne Richtlinien zur Betrugsbekämpfung durchsetzen und aufrechterhalten und regelmäßige Audits durchführen, um etwaige Probleme aufzudecken. Die schwerwiegenden Folgen von internem Betrug müssen hervorgehoben werden, damit die Mitarbeiter dessen Auswirkungen verstehen.

Schulung und Sensibilisierung

Es sollten regelmäßige Schulungen durchgeführt werden, um die Mitarbeiter darin zu schulen, Betrug zu erkennen und zu verhindern. Durch die Sensibilisierung und das Verständnis für Betrugsrisiken und Präventionsstrategien sind die Mitarbeiter besser in der Lage, verdächtige Aktivitäten zu erkennen und zu einer betrugsfreien Umgebung beizutragen.

Erkennungsinstrumente

Dank des rasanten technologischen Fortschritts können durch Datenanalyse abnormale Muster erkannt werden, die sonst möglicherweise übersehen würden. Besonders nützlich im Finanzsektor ist Betrugserkennungssoftware, mit der ungewöhnliche Transaktionen identifiziert und Finanzunterlagen geprüft werden können.

Instrumente zum Management menschlicher Risiken können ebenfalls dazu beitragen, potenzielle Betrugsrisiken zu erkennen. Diese Instrumente bewerten das Verhalten und die Einstellungen der Mitarbeiter, um Schwachstellen aufzudecken und Risiken im Zusammenhang mit menschlichen Faktoren zu mindern. 

Mitarbeiter sollten wissen, dass sie potenzielle interne Betrugsfälle ohne persönliche Nachteile melden können. Die Einführung eines internen Whistleblower-Systems zeigt, dass das Unternehmen diese Form von betrügerischen Aktivitäten ernst nimmt. 

Ethische Kultur

Laut einem Bericht der Association of Certified Fraud Examiners finden 41 % der internen Betrugsfälle auf Managementebene statt.

Positives Verhalten entsteht durch Einflussnahme, daher sollten Führungskräfte mit gutem Beispiel vorangehen und betonen, dass Betrug in der Organisation keinen Platz hat.

Die Schaffung einer ethischen Kultur kann sicherstellen, dass die Mitarbeiter genau wissen, was Betrug ist und wie er sich auf alle Ebenen des Unternehmens auswirkt, vom Gewinn bis zum Ruf.

Interner Betrug kann verheerende Auswirkungen auf Unternehmen haben und sich auf Millionen Euro belaufen. Die folgenden Fälle zeigen, wie hoch die finanziellen Verluste sein können, wenn die Aufsicht unzureichend ist:

Die beste Tarngeschichte – Verlust: 6,45 Millionen Euro

Ein Buchhalter eines Bauunternehmens veruntreute über mehrere Jahre hinweg 6,45 Millionen Euro, indem er Gelder aus Unterkonten verwendete, die für abgeschlossene Projekte bestimmt waren. Unter dem Deckmantel eines Nebenjobs, bei dem er Sportwagen aufrüstete, finanzierte er sich einen luxuriösen Lebensstil, darunter Luxusautos und Immobilien an mehreren Standorten. Der Betrug flog auf, als eine große Transaktion für eine Villa Aufmerksamkeit erregte. Trotz der Veräußerung von Vermögenswerten sah sich das Unternehmen mit einem erheblichen finanziellen Defizit konfrontiert.

Kreative Buchhaltung – Verlust: 1 Million Euro

Die Finanzchefin einer ausländischen Tochtergesellschaft eines europäischen Konzerns veruntreute 1 Million Euro, indem sie vier verschiedene Buchhaltungen führte, um gefälschte Schecks und nicht autorisierte Einkäufe zu verschleiern. Da es in der kleinen Niederlassung keine Aufgabentrennung gab, konnte sie verschiedenen Parteien unterschiedliche Bücher vorlegen und Unstimmigkeiten mit Steuerrückstellungen erklären. Ihr Betrug flog auf, als wiederholte Plausibilitätsprüfungen fehlschlugen und eine Prüfung veranlassten, die den Betrug aufdeckte.

Erkenntnisse

Diese zwei Aufsehen erregenden Fälle veranschaulichen, wie anfällig Unternehmen für interne Betrugsfälle sein können, wenn es an Transparenz und Kontrollprozessen mangelt.

In beiden Fällen nutzten Einzelpersonen die unzureichende Aufsicht aus, um relativ leicht Millionen von Euro zu veruntreuen. Der Fall des Bauunternehmens verdeutlicht das Risiko unkontrollierter Unterkonten, während der Fall der ausländischen Tochtergesellschaft die Gefahren einer unzureichenden Aufgabentrennung und Aufsicht unterstreicht.

Eine frühzeitige Erkennung ist entscheidend, da ein länger andauernder Betrug zu erheblichen finanziellen Verlusten führen kann. Die Durchführung regelmäßiger Prüfungen und robuster Kontrollverfahren kann dazu beitragen, interne Betrugsfälle zu verhindern. Darüber hinaus kann die Einführung eines Whistleblower-Systems und die Gewährleistung der Vertraulichkeit die Mitarbeiter dazu ermutigen, verdächtige Aktivitäten zu melden, ohne Konsequenzen befürchten zu müssen.

Bei Verdacht auf internen Betrug ist es wichtig, einen strukturierten Ansatz zu verfolgen, um das Problem effektiv anzugehen:

Erste Reaktion

Informieren Sie umgehend die zuständigen Stellen, wie z. B. die Geschäftsleitung, die Rechtsabteilung oder die Vorstandsmitglieder, um weitere betrügerische Aktivitäten zu verhindern. Der Umfang des Betrugs bestimmt, wer benachrichtigt werden muss.

Bei kleineren Vorfällen benachrichtigen Sie die Abteilungsleiter oder die interne Revision. Bei größeren Betrugsfällen beziehen Sie die Geschäftsleitung, die Rechtsabteilung und möglicherweise den Vorstand mit ein. Wenn der Betrug erhebliche Auswirkungen auf das Unternehmen hat, sollten die Strafverfolgungsbehörden umgehend informiert werden.

Untersuchungsprozess

Stellen Sie ein spezielles Team zusammen, das Beweise sammelt und eine gründliche Untersuchung durchführt, um den Verdacht oder die Anschuldigung zu bestätigen. Dieses Team sollte methodisch vorgehen, um sicherzustellen, dass alle relevanten Informationen gesammelt und analysiert werden.

Maßnahmen nach dem Betrug

Nachdem Sie alle erforderlichen Informationen gesammelt haben, beziehen Sie die Strafverfolgungsbehörden ein, um rechtliche Schritte einzuleiten.

Informieren Sie außerdem die relevanten Stakeholder, da deren Rolle innerhalb des Unternehmens beeinträchtigt sein könnte.

Führen Sie im Anschluss sichere Verfahren und Kontrollen ein, um zukünftige Vorfälle zu verhindern. Dazu können die Überarbeitung von Richtlinien, die Verbesserung der Aufsicht, die Optimierung von Prozessen und Verfahren sowie die Stärkung der Kontroll- und Präventionsmechanismen des Unternehmens gehören.

Der Schutz Ihres Unternehmens vor internem Betrug ist für die Aufrechterhaltung der finanziellen Stabilität und der Integrität des Unternehmens von entscheidender Bedeutung. Interner Betrug kann unerwartet auftreten, vertrauenswürdige Mitarbeiter involvieren und zu erheblichen Verlusten führen. Durch das Erkennen verschiedener Formen von Betrug und potenzieller Warnsignale können Unternehmen proaktive Maßnahmen zum Schutz ihrer Vermögenswerte ergreifen.

Die Implementierung strenger interner Kontrollen, die Förderung einer ethischen Kultur und der Einsatz von Erkennungsinstrumenten sind wichtige Strategien zur Minderung von Betrugsrisiken. Schulungsprogramme und ein robustes Whistleblower-System ermöglichen es den Mitarbeitern, verdächtige Aktivitäten sicher zu melden.

Letztendlich ist die Verhinderung von internem Betrug ein entscheidendes Merkmal eines gut geführten Unternehmens, das langfristigen Erfolg und Widerstandsfähigkeit gewährleistet.