Cum să negociați condițiile de plată cu clienții?

Acordând un credit comercial clientului dvs., acceptați implicit să amânați încasarea unui flux de numerar în trezoreria dvs., cu toate că factura a fost semnată și cifra de afaceri a fost înregistrată. Prin urmare, trebuie să vă asigurați că situația fluxului dvs. de numerar vă permite să faceți acest lucru.

Acesta este motivul pentru care o analiză amănunțită a fondului dvs. de rulment este esențială, înainte de a proceda la negocierea condițiilor de creditare. Acumularea de creanțe comerciale vă poate diminua fluxul de numerar disponibil și zădărnici tranzacțiile și investițiile curente.

De asemenea, este util să verificați dacă compania dvs. are suficiente rezerve financiare, în caz că apar complicații în relația cu un rău-platnic.

Este recomandabil, în egală măsură, să analizați și situația financiară a clientului dvs. - de exemplu, verificând solvabilitatea (bonitatea) acestuia - înainte de a proceda la negocierea termenelor de plată a facturilor, pentru a evalua capacitatea clientului de a plăti la timp.

Situațiile financiare ale companiei clientului vă ajută să estimați solvabilitatea clientului pe termen scurt și mediu. În speță, ar trebui să vă uitați la fluxul de numerar din exploatare al clientului -  adică la numerarul generat de activitățile de exploatare curente - precum și la raportul datorii / venituri, prin comparație cu media la nivelul sectorului de activitate al clientului.

De asemenea, puteți solicita un raport de bonitate, care să prezinte detaliat istoricul de plată al clientului în relația cu alte companii. Punctajul de bonitate constituie o unitate de măsură a stabilității financiare a unei companii și a capacității acesteia de a efectua plățile la scadență: acest punctaj variază, de regulă, între 1 și 100, un total de 75 de puncte fiind considerat un punctaj excelent. Unele bănci și companii se oferă să pună la dispoziție astfel de rapoarte sau de punctaje de bonitate.

Pe lângă aspectele financiare, este util să căutați informații despre reputația clientului dvs. și a băncii acestuia, despre practicile comerciale ale clientului și despre conducerea  superioară a companiei acestuia: creditul comercial se bazează, printre altele, și pe o relație de încredere.

Sunt și câteva elemente nefinanciare, mai obiective, pe care le puteți avea în vedere la evaluarea bonității clientului și la negocierea unor termene de plată adecvate, cum ar fi:

• Mărimea clientului: un client de mici dimensiuni este adeseori mult prea riscant și costisitor de gestionat, raportat la volumul comenzilor și la resursele sale financiare.
• Durata de viață a mărfurilor: dacă produsul furnizat de client este perisabil sau are o durată scurtă de valabilitate, valoarea de garanție reală produsului, ca bun care poate servi, în ultimă instanță, drept garanție în caz de neplată – va scădea vertiginos. În acest caz, sunt de preferat termenele de plată scurte.

„Condițiile de vânzare” sunt condițiile esențiale și de maximă importanță ale contractului dvs.: cost, volum, livrare, metodă și termen de plată. Toate acestea trebuie să fie cât se poate de limpezi.

În contactul dvs., creditul comercial se concretizează într-o „linie de credit”, care specifică în detaliu modul în care plata este eșalonată în timp. Aceasta diferă de „plata în avans” (PIA), care presupune ca plata să se facă înainte de livrare, sau de „plata ramburs” (COD), adică plata efectuată în momentul livrării.

În cazul liniei de credit, clientul are posibilitatea de a negocia un discount pentru plata anticipată a facturii, sau un discount pentru achitarea la timp a plății. Acest tip de mecanism poate fi extrem de util, în sensul că încurajează clientul să plătească cât mai repede, sporind în același timp loialitatea acestuia pe termen lung.

Exemplu. Unui client i se acordă un credit comercial în regim de „5/10 net 30”, însemnând că, dacă plata se face în termen de 10 zile, clientul primește un discount de 5%. În caz contrar, întreaga sumă trebuie achitată în termen de 30 de zile.

Puteți, de asemenea, negocia plata unui acont sau a unui depozit parțial, în schimbul acordării unor termene de plată mai lungi.

Există câteva pârghii pe care le puteți acționa pentru a avea siguranța că plata se va achita la timp:

• Aveți grijă întotdeauna să emiteți factura cât mai repede posibil și cereți clientului să confirme primirea acesteia. Notați detaliile facturii și, de preferință, mențineți sistematic contactul cu clientul, pe măsură ce se apropie data scadenței, mai degrabă decât să așeptați ca termenul de plată să expire, mai ales dacă este vorba de facturi cu valoare mare. Dacă clientul nu respectă termenul limită de plată, continuați dialogul cu el și asigurați-vă că înțelege clar că nu acceptați, sub nicio formă, să nu plătească.
• Urmăriți prompt și riguros întârzierile la plată. Puteți, de pildă, crea un sistem memorator automat, care să le reamintească clienților că au o obligație de plată.
  
• În cazul în care clientul nu respectă termenele de plată, puteți să-i pretindeți penalități și dobânzi la datoria restantă. Însă, dacă situația financiară a clientului s-a deteriorat deja, penalitățile vor fi la fel de dificil de recuperat ca și datoria propriu-zisă.
• În ultimă instanță, activele clientului pot servi drept garanție de rezervă. Dar o astfel de garanție se obține numai în urma unor proceduri judiciare, care, de cele mai multe ori, sunt lungi și costisitoare

Ultimele două tipuri de compensații, din cele enumerate mai sus, sunt adesea dificil de obținut, în cazul când clientul intră în insolvență. Acesta este și motivul pentru care contractarea unei polițe de asigurare a creditului comercial vă dă posibilitatea să vă acoperiți eficient riscul de credit comercial.

În spatele aspectelor tehnico-financiare ale negocierii termenelor de plată se află o strategie de afaceri mai cuprinzătoare. Trebuie să vă întrebați ce fel de relație doriți să construiți cu clientul dvs., pe termen lung.

Un client fidel și constant trebuie recompensat: astfel de conturi de client constituie fundamentul afacerii dvs., asigurând recurența comenzilor și, în ultimă instață, soliditatea fluxului dvs. de numerar din exploatare (operațional).

Tot astfel, în cazul facturilor neplătite, trebuie să  mențineți bunele relații cu clienții și să atenuați tensiunile, astfel încât întârzierea la plată să nu se transforme în neplată.

În concluzie, nu există o formulă magică de negociere a unor condiții de plată perfecte. Însă,  o înțelegere aprofundată a situației dvs. financiare și a clientului dvs., precum și stabilirea unei strategii de afaceri foarte clare, vă pot ajuta să stabiliți o bază solidă de negociere. În plus, cu o poliță adecvată de asigurare a creditului comercial, veți putea controla situația financiară a companiei dvs. și gestiona pe termen lung portofoliul dvs. de clienți.