Asiakas ei ole maksanut laskuaan. Onko kyseessä virhe? Onko asiakas unohtanut maksaa? Tarvitseeko asiakas lisäaikaa maksuun?

Kuka tahansa voi unohtaa maksaa laskun, mutta jos niin käy, siihen tulee reagoida nopeasti ja muistuttaa asiakasta asiasta.

Jos kyseessä on vain unohtaminen tai virhe, saat rahasi luultavasti  saman tien. Jos rahoja ei vieläkään kuulu eikä  asiakas reagoi muistutukseen, se voi tarkoittaa, että asiakas on taloudellisissa ongelmissa.  

Tällöin on syytä toimia viipymättä.

Maksamattomilla laskuilla voi olla vakavia seurauksia yritystoiminnallesi, mikäli tilannetta ei  hoideta oikein. Tilanne voi vaikuttaa yrityksesi maksukykyyn, liikevaihtoon, luottokelpoisuusarvioon ja pahimmassa tapauksessa heikentää yrityksesi mainetta.

Jos eräpäivä ylittyy eikä maksua kuulu, kannattaa soittaa asiakkaalle. Puhelinsoitto on henkilökohtaisempi lähestymistapa kuin  sähköpostiviesti. Asiakkaalla voi olla hyvä syy  siihen, että laskua ei ole huomattu tai maksettu ajoissa. Syynä voi olla esimerkiksi reklamaatio.

Lue myös: Miten toimia, jos asiakas ei maksa laskuaan?

Osoita asiakkaalle, että pidät tätä silmällä

Jos asiakas kuittaa kaiken lupaamalla, että asia kyllä hoidetaan, anna asiakkaalle vielä viikko  aikaa ennen maksukehotuksen lähettämistä. Muista tällöin myös ilmoittaa, että laskua ei ole vieläkään maksettu puhelinmuistutuksesta huolimatta. Tämä antaa asiakkaalle vaikutelman, että pidät maksua tarkasti silmällä – ja juuri se on tarkoituskin.

Käytäntö on osoittanut, että asiakkaiden maksukäyttäytyminen menee vain huonompaan suuntaan, jos laskujen maksamista ei seurata  tarkkaan. Jos laskun maksaminen laiminlyödään muistutuksista huolimatta, sinulle ei jää muuta vaihtoehtoa kuin aloittaa perintätoimenpiteet.  Älä siis epäröi ottaa asioita omiin käsiin.

”Useimmissa tapauksissa laskun maksamatta  jättämiseen löytyy jokin syy – lasku on esimerkiksi päätynyt väärälle henkilölle tai jokin ennalta  arvaamaton asia on viivästyttänyt maksamista. Tällöin yhteydenotto puhelimitse tai sähköpostitse voi ratkaista tilanteen nopeastikin. Ystävällinen muistutus on lisäksi useimpien asiakkaiden mielestä osoitus hyvästä asiakaspalvelusta, sillä tällöin asiakkaalle tarjoutuu myös tilaisuus selittää maksun puuttuminen. Monet yritykset kuitenkin empivät liian kauan ennen ensimmäistä yhteydenottoa ja saattavat siirtyä suoraan lähettämään virallisen maksukehotuksen. Tämä ei ole rakentava lähestymistapa asiakassuhteen jatkoa ajatellen, mikäli käy ilmi, että lasku on jäänyt maksamatta jostakin hyvästä syystä. Jos laskua ei muistutuksista huolimatta kuitenkaan makseta, on luonnollisesti  syytä lähettää maksukehotus välittömästi”,  Heikki Näreaho summaa.